Huishoudelijk reglement van de Kanovereniging Westerwolde
Algemeen
Artikel 1.
1.1. Het huishoudelijk reglement bevat bepalingen in aanvulling op de statuten, d.d 28 september 2018 , die meer in detail regels binnen de vereniging vaststellen.
2. Dit reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten van de vereniging.
Leden
Artikel 2.
2. 1. De vereniging bestaat uit gewone leden, jeugdleden, donateurs en ereleden.
2.2. Gewone leden zijn leden die de in de statuten genoemde leeftijd van 18 jaar hebben bereikt en als volgt kunnen worden onderscheiden in: actieve leden die de kanosport als wedstrijdsport dan wel als recreatiesport beoefenen; -non-actieve leden; -leden die een functie binnen de vereniging uitoefenen; -leden die een bevoegdheid bezitten om binnen de vereniging instructie te geven.
2.3. Jeugdleden zijn leden die de in de statuten genoemde leeftijd van 18 jaar niet hebben bereikt en als volgt worden onderscheiden in: -actieve leden die de kanosport als wedstrijdsport dan wel als recreatiesport beoefenen; -non-actieve leden; -leden die een functie binnen de vereniging uitoefenen; -leden die een bevoegdheid bezitten om binnen de vereniging instructie te geven.
2.4. Donateurs zijn zij die de vereniging kunnen steunen in de vorm van een door de ledenvergadering bepaald minimumbijdrage per jaar. Donateurs hebben geen stemrecht.
Ledenvergadering
Artikel 3.
3.1. Indien gedurende een vergadering voorstellen worden gedaan die een gevolg zijn van de punten van behandeling, kunnen deze voorstellen alhoewel niet op de agenda vermeld, aan de beslissing van de aanwezige leden worden onderworpen en onmiddellijk worden afgedaan zonder hiervoor een nieuwe ledenvergadering uit te roepen.
Ballotage
Artikel 4.
4.1 Ballotage van nieuwe leden door het bestuur vindt alleen plaats indien dit op schriftelijk verzoek plaatsvindt door minimaal 1/10 (een-tiende) deel van de geregistreerde gewone leden, dan wel het bestuur zulks in bepaalde gevallen nodig oordeelt. De punten 6, 7,8 en 9 van artikel 4 van de statuten zijn daarbij van overeenkomstige toepassing.
Het bestuur
Artikel 5.
5.1. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
5.2. Het bestuur is bevoegd gewone leden met bijzondere functies te belasten.
5.3. Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de vereniging naar buiten en behandelt die zaken die niet tot de gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
5.4. De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij of zij is belast met de leiding van de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen en is jaarlijks met een van de andere bestuursleden volgens een op te stellen rooster aftredend en terstond herkiesbaar. Hij of zij draagt zorg voor de naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en besluiten. De voorzitter is de officiële woordvoerder van de vereniging en wordt bij afwezigheid vervangen door een door het bestuur uit zijn midden te benoemen vicevoorzitter. De voorzitter leidt de vergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van de algemene ledenvergadering om daarin wijziging te brengen: hij of zij heeft het recht de beraadslagingen te doen beëindigen, indien hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht doch is verplicht deze weer te doen hervatten zodra de meerderheid van de tijdens de algemene ledenvergadering aanwezige leden het verlangen daartoe kenbaar maakt.
5.5. De secretaris voert de administratie van de vereniging. Hij of zij is belast met het notuleren van de vergaderingen. Alle uitgaande stukken worden door hem of haar ondertekend namens de vereniging. Hij of zij is verplicht van deze stukken afschrift te houden. Hij of zij houdt een recente ledenlijst of register bij uit welke de aard van elk lidmaatschap dient te blijken. Het verenigingsarchief wordt door hen of haar bewaard.
5.6. De penningmeester beheert namens het bestuur de geldmiddelen en brengt daarvan eenmaal per halfjaar verslag uit in het bestuur. Gelijke verplichting bestaat voor hem of haar jegens het bestuur dat hem of haar te allen tijde ter verantwoording kan roepen. De penningmeester draagt zorg voor de inning van de contributies en andere inkomsten en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven zodanig dat de baten en de schulden van de vereniging te allen tijde kunnen worden vastgesteld. Betalingen uit de verenigingskas worden door hem of haar niet gedaan dan tegen behoorlijke kwitanties i.c. betalingsbewijzen. Middelen welke niet nodig zijn voor het dekken van de lopende uitgaven worden rentegevend vastgelegd overeenkomstig door het bestuur nader te bepalen regels en richtlijnen.
5.7. Een bestuurslid die zijn functie niet naar behoren vervult of blijk geeft van onbekwaamheid in het uitoefenen van de taak, zal door het bestuur dan wel op verzoek van 2/3 (twee-derde) deel van het aantal stemgerechtigde leden uit de functie worden gezet dan wel worden geschorst. Een besluit van de algemene ledenvergadering kan de schorsing van een bestuurslid opheffen of bekrachtigen.
5.8. Bij het tussentijds aftreden van een of meerdere bestuursleden is het bestuur gerechtigd vooruitlopend op de goedkeuring van de eerstkomende ledenvergadering een verkiesbaar lid of meerdere verkiesbare leden aan te trekken om in de vacature te voorzien. Het bestuur is ook gerechtigd om bij tussentijds aftreden van een of meerdere bestuursleden de vrijgevallen functies in onderling overleg tijdelijk en tot de eerstvolgende ledenvergaderingen uit te voeren.
5.9. Kandidaten voor het bestuur kunnen door de leden voor iedere kandidaatstelling of herbenoeming schriftelijk bij de secretaris of diens tijdelijke vervanger worden ingediend tot een half uur voor de aanvang van iedere ledenvergadering.
5.10. Bij enkele kandidaatstelling wordt de kandidaat geacht te zijn gekozen tenzij schriftelijk stemming wordt verlangd door de vergadering hetgeen het geval is indien een lid daarom verzoekt. De voorzitter beslist of een stemming personen of zaken betreft.
Bestuursvergaderingen
Artikel 6.
6.1. Bestuursvergaderingen worden, naar gelang van de behoefte, door de voorzitter of op voorstel van twee bestuursleden bijeengeroepen. Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
6.2. Het bestuur is gerechtigd personen (leden of niet-leden) op de vergaderingen uit te nodigen.
Commissies
Artikel 7.
7.1. Ter ondersteuning in de uitvoering van bestuurszaken kunnen door het bestuur de volgende commissies worden ingesteld.
a. de redactiecommissie: verantwoordelijk door het tot stand komen en de verspreiding van het verenigingsbulletin / verenigingsblad.
b. de vaarcommissie: verantwoordelijk voor het verzorgen van: - een toerprogramma - toertochten en wedstrijden - training- en instructieprogramma’s - training en instructie - promotieactiviteiten
c. de beheercommissie: verantwoordelijk voor het - beheren van het botenhuis - beheren van het materiaal - onderhoud van het materiaal - verhuur van het materiaal
7.2. Het bestuur is bevoegd tot het instellen van ad-hoc commissies.
7.3. Genoemde commissies bestaan uit minimaal drie leden waarvan jaarlijks één lid volgens een daarvoor op te stellen rooster aftredend en terstond herkiesbaar is. In iedere commissie participeert een bestuurslid als voorzitter. Zo nodig kunnen ten aanzien van het functioneren van de commissies nadere regels worden vastgesteld. De taakverdeling binnen de commissies wordt in onderling overleg geregeld.
Contributie
Artikel 8.
8.1. De methode voor inning van de contributies wordt door het bestuur vastgesteld.
8.2. De contributie voor het lidmaatschap is over een heel kalenderjaar verschuldigd met dien verstande dat, verwijzende naar de in artikel 6 lid 2 van de statuten bedoelde gevallen, het lidmaatschap in de loop van het kalenderjaar kan ingaan. In die bedoelde gevallen kan het lidmaatschap in de loop van het kalenderjaar ingaan waarvoor maandelijks een-twaalfde deel van de volledige jaarcontributie is verschuldigd en onder de aanvullende voorwaarde dat het lidmaatschap in het volgende kalenderjaar wordt voortgezet. Restitutie vindt plaats in de door de statuten bepaalde gevallen
Regeling bijzondere kosten
Artikel 9.
9.1. Voor de vergoeding van bijzondere kosten zoals autokosten, onderhoud materiaal en nader door het bestuur te bepalen kosten, wordt door de algemene ledenvergadering een regeling vastgesteld. Deze is in de bijlage bij dit reglement gevoegd.
Kascommissie
Artikel 10.
10.1. De leden van de kascommissie, niet zijnde bestuursleden, worden door de algemene ledenvergadering gekozen. Jaarlijks treedt één lid die niet herkiesbaar is af volgens een daarvoor op te stellen rooster.
Stemming
Artikel 11.
11.1. Bij schriftelijke stemming over personen wordt uit de ledenvergadering een commissie gevormd die met de stemopneming wordt belast.
11.2. Blanco ondertekende, onduidelijke en onleesbare stemmen gelden als ongeldig.
Wijzigingen
Artikel 12.
12.1 Wijziging van het huishoudelijk reglement vindt plaats onder de voorwaarde dat minstens een-derde van de gewone leden aanwezig is en vervolgens bij meerderheid van stemmen.
Bepalingen van algemene aard
Artikel 13.
13.1. Het bestuur is in het algemeen bevoegd te besluiten tot het doen van dagelijkse uitgaven: uitgaven boven € 500,- (zegge: vijfhonderd euro), anders dan begroot, dienen de goedkeuring van de algemene ledenvergadering te krijgen. Uitgaven tot dit bedrag, gebaseerd op de vastgestelde begroting, worden goedgekeurd door het bestuur.
13.2. De inschrijving tot het deelnemen aan kanosportevenementen welke ten laste komen van de vereniging kan slechts geschieden door tussenkomst van de verenigingssecretaris en of de voorzitter van een commissie.
13.3. Het is wenselijk en gebruikelijk dat gewone leden, na een langer lidmaatschap dan een volledig kalenderjaar, overgaan tot aanschaf van een peddel. Als hier niet aan wordt voldaan, kan niet gegarandeerd worden dat er voor trainingen en tochten een peddel beschikbaar is.
Aansprakelijkheid
Artikel 14.
14.1. De kanovereniging heeft een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijf, welke materiële- en letsel schade veroorzaakt door bestuurders, vereniging en leden dekt.
14.2. De kanovereniging, is niet verantwoordelijk voor schade ontstaan door onachtzaam handelen, ondeskundig gebruik van materialen en door vandalisme.
14.3. De kanovereniging is niet aansprakelijk voor schade aan en/of vermissing van eigendommen van welke aard ook, die van leden en derden in en om het verenigingsgebouw aanwezig zijn.
Orderegels
Artikel 15.
15.1. Alle varende meerderjarige leden moeten kunnen zwemmen. De minderjarige leden dienen in het bezit te zijn van één der algemeen erkende zwemdiploma’s.
15.2. De leden dienen zich daar waar zij als lid aanwezig zijn ordelijk te gedragen.
15.3. Leden die zich wanordelijk gedragen tijdens evenementen, kunnen door de voorzitter of een ander lid de toegang of de aanwezigheid worden ontzegd.
15.4. Beschadigingen aan eigendommen van de vereniging of beschadigingen van zaken welke door de vereniging in bruikleen zijn, komen naar gelang een uitspraak van het bestuur voor rekening van de vereniging of voor rekening van het lid. Moedwillige beschadigingen aan eigendommen van de vereniging of beschadigingen van zaken welke door de vereniging in bruikleen zijn, komen voor rekening van het lid.
15.5. Leden die geen eigen boot hebben kunnen tijdelijk gebruik maken van verenigingsboten: in het botenhuis zijn deze boten gemerkt. De beheercommissie of het bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot het administratief vastleggen van het gebruik van de boten tijdens trainingen en tochten.
15.6. In alle gevallen waarin de bepalingen van dit reglement worden overtreden kan een lid door het bestuur worden geschorst. Een geschorst lid verliest voor de duur van de schorsing alle rechten welke aan het lidmaatschap zijn verbonden maar behoudt zijn verplichtingen en zijn recht ter verdediging van de kwestie op de algemene ledenvergadering.
15.7. Gewone leden, al of niet in het bezit van eigen materiaal, kunnen beschikken over een sleutel van het botenhuis. Jeugdleden die in het bezit zijn van eigen materiaal kunnen tevens beschikken over een sleutel op voorwaarde dat het dagelijks bestuur hiertoe heeft besloten.
15.8. Alle leden dragen verantwoordelijkheid voor het op orde houden van het botenhuis. Het op orde houden van het botenhuis houdt onder meer in het opbergen van het materiaal ter daarvoor bestemde plekke. Het bestuur is bevoegd nadere regels te stellen inzake het op orde houden.
Slotbepalingen
Artikel 16.
16.1. In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement of de statuten niet voorzien beslist het bestuur.
16.2. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement alsmede alle verder vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen.
16.3. Ieder stemgerechtigd lid is wordt een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement beschikbaar gesteld.
Aldus vastgesteld op de ledenvergadering 2018
Reiskosten/ vergoedingen chauffeurs
We proberen als kanovereniging zo economisch en milieusparend mogelijk te reizen. Dat betekent zoveel mogelijk mensen in 1 auto en eventueel dan boten op de trailer mee.
Berekenen reiskosten
Aantal km x 0,07 euro per persoon
Vergoeding chauffeurs:
Bij 2 auto’s: auto met trailer 3/5de , auto zonder trailer: 2/5de
Bij 3 auto’s : auto met trailer 4/10de auto’s zonder trailer 3/10de
Precieze berekening afhankelijk van opgave aantal deelnemers.
De tochtleider zorgt dat het geld geïnd wordt en uitbetaald wordt aan de chauffeurs.
Dat kan contant of met een tikkie of laten overmaken.
Reizen in coronatijd
In coronatijd is carpoolen helaas niet mogelijk.
Echter heb je zelf geen vervoer voor je kano dan kan die mee op de trailer.
Hiervoor geldt dan een vergoeding van 0.02 euro per kano per km, welke ter vergoeding geldt voor de extra benzinekosten voor degene die de trailer trekt.